Справка об отсутствии юридического лица: как получить

Справкой об отсутствии юридического лица обычно называют ответ налогового органа об отсутствии запрашиваемой информации в Едином государственном реестре юридических лиц. Его можно получить в электронной или бумажной форме. Сначала нужно уточнить, что требуется подтвердить: отсутствие организации в ЕГРЮЛ, прекращение ее деятельности, отсутствие у гражданина статуса руководителя или участника либо отсутствие юридического лица по определенному адресу. Для этих случаев нужны разные документы.

Что означает справка об отсутствии юридического лица

Официальное название документа - справка об отсутствии запрашиваемой информации. Налоговый орган формирует ее, если в ЕГРЮЛ нет сведений, соответствующих реквизитам запроса. В деловой переписке документ также называют справкой об отсутствии юридического лица, справкой об отсутствии регистрации или подтверждением отсутствия организации в реестре.

Юридическое лицо считается созданным с момента внесения записи о государственной регистрации в ЕГРЮЛ. Это установлено статьей 51 ГК РФ. Состав сведений в реестре определяет статья 5 Федерального закона от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ. В нем указывают наименование, организационно-правовую форму, адрес, ОГРН, ИНН, сведения о руководителе, участниках в предусмотренных законом случаях, способе образования и состоянии юридического лица.

ЕГРЮЛ - основной государственный источник сведений о российских организациях. Поисковые системы, коммерческие базы и документы контрагента его не заменяют. При этом отрицательный ответ не всегда означает, что организация никогда не существовала. Причиной могут быть ошибка в ИНН или ОГРН, поиск по неполному либо прежнему наименованию, смешение данных головной организации и ее обособленного подразделения.

Сведения также могут не найтись из-за использования реквизитов иностранной компании, незавершенной регистрации или неточного описания запрашиваемого факта. Если организация ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ, запись о прекращении деятельности обычно сохраняется. Тогда нужна выписка из ЕГРЮЛ со статусом и датой прекращения, а не справка об отсутствии информации.

Отдельная ситуация возникает, когда документ требуют от гражданина. Физическое лицо не может быть «зарегистрировано как юридическое лицо», но может быть участником, учредителем или руководителем организации, а также индивидуальным предпринимателем. Формулировка «выдать справку, что гражданин не является юридическим лицом» юридически неверна. Нужно уточнить, какие регистрационные связи интересуют получателя.

Как получить справку в Санкт-Петербурге и Ленинградской области

ЕГРЮЛ - федеральный реестр. Отдельных реестров организаций Санкт-Петербурга и Ленинградской области нет. Справка ФНС отражает сведения федеральной информационной системы, хотя запрос можно подать через налоговый орган или доступный региональный канал обслуживания. Порядок предоставления информации основан на статье 6 Федерального закона № 129-ФЗ и Административном регламенте, утвержденном приказом Минфина России от 5 августа 2019 года № 121н.

В зависимости от содержания запроса заявитель получает выписку, копию документа из реестра либо справку об отсутствии запрашиваемой информации. Выбирать документ нужно по факту, который предстоит подтвердить. Отрицательная справка не заменяет выписку о действующей организации или документ с записью о прекращении ее деятельности.

Электронный запрос

Для первоначальной проверки подходят электронные сервисы ФНС. Искать лучше по ИНН или ОГРН: эти идентификаторы точнее наименования, поскольку названия организаций могут совпадать, меняться или указываться с сокращениями. Если организация найдена, сервис позволяет получить выписку из ЕГРЮЛ, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью налогового органа.

Такая выписка имеет юридическую силу электронного документа. Условия признания установлены статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Обычная страница с результатами поиска, скриншот или распечатка карточки контрагента официальную электронную выписку не заменяют.

Если сведений нет, интерфейс сервиса не всегда выдает справку, которую требует банк, государственный орган или участник спора. В этом случае нужно подать формальный запрос о предоставлении сведений из ЕГРЮЛ. В запросе лучше точно указать реквизиты объекта проверки, чтобы ответ подтверждал отсутствие конкретной записи, а не результат поиска по неточному наименованию.

Бумажный запрос

Запрос можно направить в налоговый орган, который оказывает соответствующую государственную услугу. Прием через МФЦ зависит от действующего порядка взаимодействия и перечня услуг конкретного центра. Перед посещением офиса в Санкт-Петербурге или Ленинградской области стоит проверить, принимает ли он нужный запрос и в какой форме выдаст результат.

В запросе указывают наименование проверяемого юридического лица, известные ИНН и ОГРН, а также другие сведения, исключающие совпадение организаций. Нужны данные заявителя, адрес для ответа, форма документа - бумажная или электронная - и способ получения. Если доступно срочное предоставление, это требование также фиксируют в запросе.

Запрос от организации подписывает руководитель или уполномоченный представитель. Его полномочия подтверждают доверенностью либо другим надлежащим документом. Статус юриста или адвоката сам по себе не заменяет доверенность во всех административных процедурах, поэтому полномочия нужно проверить до подачи.

Если справку запрашивает государственный орган при оказании государственной или муниципальной услуги, применяются правила межведомственного информационного взаимодействия из Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ. Во многих случаях орган должен сам получить сведения из реестра. На банки, арендодателей, заказчиков по частным договорам и других коммерческих контрагентов это правило автоматически не распространяется.

Сроки, документы и содержание запроса

Обычный срок предоставления сведений из ЕГРЮЛ, как правило, не превышает пяти рабочих дней со дня получения запроса налоговым органом. При срочном порядке документ могут подготовить не позднее следующего рабочего дня. Условия выдачи бумажных документов и случаи взимания платы также регулирует постановление Правительства РФ от 19 мая 2014 года № 462.

При обращении через МФЦ или по почте к сроку обработки добавляется время на передачу запроса и доставку ответа. Если справка нужна к определенной дате для сделки, закупки или судебного заседания, отсчитывать срок только со дня посещения МФЦ рискованно. Лучше заранее уточнить маршрут документов и способ получения результата.

Обычно требуются запрос, удостоверяющий личность документ при личном обращении и подтверждение полномочий представителя. Если выбранный способ предоставления предполагает плату, прилагают подтверждающий документ. Налоговый орган может обработать обращение не так, как ожидает заявитель, если из текста нельзя определить заявителя, объект проверки или способ выдачи результата.

Особенно важны идентификаторы. Поиск только по наименованию «Вектор», «Стройпроект» или другому распространенному обозначению не подтверждает отсутствие конкретной организации. Для ранее действовавшего юридического лица предпочтителен ОГРН. Если он неизвестен, указывают ИНН, адрес, регион регистрации, прежнее наименование и другие доступные сведения.

Единого установленного законом срока действия у справки нет. Она отражает состояние реестра на дату формирования. Если получатель принимает только документы, выданные не ранее определенного количества дней до подачи, его условие придется соблюдать. Старую справку могут отклонить не из-за юридического аннулирования, а из-за возможных изменений в ЕГРЮЛ.

Нужно учитывать и период государственной регистрации. По общему правилу статья 8 Федерального закона № 129-ФЗ отводит на нее не более трех рабочих дней со дня представления необходимых документов в регистрирующий орган. Отсутствие записи на дату проверки не исключает, что организация появится в ЕГРЮЛ после завершения уже начатой процедуры.

В практике бюро юрист и адвокат сначала изучают формулировку требования, для которого нужна справка. Иногда вместо отрицательного ответа требуются расширенная выписка, копия регистрационного документа, сведения о правопреемстве либо подтверждение прекращения деятельности. Такая проверка помогает не заказывать документ ФНС, который формально получен, но не решает поставленную задачу.

Что справка подтверждает и чего она не доказывает

Юридическое значение справки ограничено содержанием запроса. Если налоговый орган сообщил об отсутствии информации по определенному ОГРН, документ подтверждает, что запись с этим идентификатором не найдена на дату поиска. Он не подтверждает отсутствие всех организаций с похожим наименованием и не устанавливает, кто фактически вел деятельность под спорным обозначением.

Справка не доказывает, что организация не существовала раньше или что иностранная компания не зарегистрирована в государстве своего учреждения. Она также не подтверждает, что гражданин никогда не руководил другой организацией и не участвовал в ней, а по указанному адресу нет хозяйствующих субъектов. По такой справке нельзя установить подлинность документов от имени незарегистрированной организации или отсутствие филиалов, представительств и других обособленных подразделений.

Филиалы и представительства не относятся к самостоятельным юридическим лицам. Это прямо предусмотрено статьей 55 ГК РФ. Поэтому отсутствие отдельной организации с наименованием филиала может быть нормальным. Для проверки подразделения нужно установить головное юридическое лицо, изучить его выписку, положение о подразделении и полномочия руководителя.

При подтверждении прекращения деятельности компании нужно различать ликвидацию и административное исключение недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ. Исключение проводится по правилам статьи 21.1 Федерального закона № 129-ФЗ, ликвидация регулируется статьями 61-64.2 ГК РФ. В обоих случаях доказательственное значение обычно имеет запись о прекращении с датой и основанием, а не справка о полном отсутствии сведений.

Справка об отсутствии информации в ЕГРЮЛ не подтверждает отсутствие у гражданина статуса индивидуального предпринимателя. Для этого нужны сведения из ЕГРИП. Проверку статуса руководителя или участника организаций также нельзя подменять запросом об отсутствии одного юридического лица. Предмет запроса формулируют с учетом доступных сведений государственных реестров и ограничений на их предоставление.

Для проверки контрагента одной отрицательной справки обычно мало. Ее сопоставляют с договором, счетом, доверенностью подписанта, банковскими реквизитами, перепиской и сведениями реестра. Если контрагент действует от имени филиала, устанавливают головную организацию. При сообщении о реорганизации проверяют правопреемника и соответствующие записи ЕГРЮЛ.

Типичные ошибки и оценка справки судом

Частая ошибка - считать отрицательный результат поиска доказательством отсутствия организации. Поиск мог проводиться по сокращенному наименованию, старому адресу или реквизитам с опечаткой. Перед обращением в суд стоит повторить проверку по нескольким идентификаторам и получить официальный документ с электронной подписью либо на бумажном носителе.

Другая ошибка - подтверждать современной справкой обстоятельства прошлых лет. Документ, сформированный после прекращения компании, сам по себе не показывает, существовала ли она на дату заключения договора. Для такой проверки нужны выписка с историческими сведениями, регистрационные документы и материалы соответствующего периода.

Нельзя смешивать отсутствие сведений с их недостоверностью. Организация может оставаться в ЕГРЮЛ, хотя данные об адресе, руководителе или участнике отмечены как недостоверные. Такая отметка не прекращает юридическое лицо автоматически. Ее оценивают вместе с другими обстоятельствами; она может повлечь регистрационные последствия, предусмотренные законом.

В арбитражном процессе каждая сторона доказывает обстоятельства, на которые ссылается. Это правило закреплено в статье 65 АПК РФ. Справка ФНС может использоваться как письменное доказательство, в том числе в надлежащей электронной форме. Требования к письменным доказательствам установлены статьей 75 АПК РФ.

Заранее установленной силы у справки нет. По статье 71 АПК РФ суд оценивает доказательства в совокупности, проверяет их относимость, допустимость, достоверность и взаимную связь. Если справке противоречат договоры, платежные документы, регистрационное дело или выписка с историей записей, суд исследует причины расхождения.

Для суда особенно важны содержание запроса и дата ответа. Формулировка «информация не найдена» без реквизитов, по которым велся поиск, менее убедительна, чем официальный ответ с однозначно определенным объектом проверки. Если спор касается конкретной даты, доказательства должны отражать состояние реестра в соответствующий период.

Еще одна ошибка - представить распечатку электронного документа без файла электронной подписи или возможности проверить ее действительность. При подготовке материалов нужно сохранить исходный документ, файл подписи и сведения об источнике получения. Распечатка удобна для чтения, но не всегда заменяет электронный оригинал.

Если ФНС выдала справку из-за неверных реквизитов, повторный запрос составляют после сверки учредительных документов, договоров и ранее полученных выписок. Когда причина связана с ошибочной записью в самом ЕГРЮЛ, новой справки недостаточно. Потребуется исправить регистрационные сведения или оспорить их в установленном порядке.

Нормативная база

• Гражданский кодекс РФ - статьи 51, 55 и 61-64.2 о государственной регистрации юридических лиц, филиалах, представительствах и прекращении организаций.
• Федеральный закон от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» - статьи 5, 6, 8 и 21.1.
• Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - статья 6.
• Арбитражный процессуальный кодекс РФ - статьи 65, 71 и 75 о доказывании, оценке и форме письменных доказательств.
• Постановление Правительства РФ от 19 мая 2014 года № 462 о предоставлении содержащихся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП сведений и документов.
• Приказ Минфина России от 5 августа 2019 года № 121н, утвердивший административный регламент предоставления ФНС сведений и документов из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.