ООО и самозанятые: договоры, налоги и риски

ООО вправе привлекать самозанятых граждан для выполнения работ и оказания услуг, если отношения действительно носят гражданско-правовой, а не трудовой характер. Компания заключает договор, принимает результат и оплачивает его. Исполнитель самостоятельно формирует чек в приложении «Мой налог» и уплачивает налог на профессиональный доход. Риск возникает, когда под видом самозанятости фактически оформляют штатного работника: инспекция или суд могут переквалифицировать отношения, начислить НДФЛ и страховые взносы, пени и штрафы.

Как ООО может работать с самозанятым

Режим налога на профессиональный доход установлен Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Его могут применять физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, которые соответствуют установленным требованиям. Само ООО плательщиком НПД быть не может. В этой модели организация выступает заказчиком, а самозанятый - исполнителем или подрядчиком.

Самозанятый вправе оказывать организации консультационные, дизайнерские, маркетинговые, юридические, информационные, ремонтные, курьерские и другие услуги. Он также может выполнять работы и передавать заказчику их результат. Конструкция договора зависит от содержания поручения. Для услуг обычно применяются положения главы 39 ГК РФ, в том числе статья 779 ГК РФ, а для работ с материальным результатом - нормы главы 37 ГК РФ о подряде.

Нельзя ориентироваться только на название документа. Если договор озаглавлен как «договор оказания услуг», но человек ежедневно находится в офисе ООО, соблюдает рабочий график, подчиняется руководителю и выполняет постоянную трудовую функцию, такое название не защищает компанию от переквалификации.

НПД можно применять, пока профессиональный доход физического лица с начала календарного года не превысил 2,4 млн рублей. У самозанятого не должно быть работников, привлечённых по трудовым договорам. Режим также недоступен для ряда видов деятельности, перечисленных в Федеральном законе № 422-ФЗ: например, для перепродажи товаров, реализации подакцизных и маркируемых товаров, добычи полезных ископаемых и некоторых посреднических моделей.

Самозанятый без статуса ИП вправе оказывать услуги ООО. Закон не обязывает регистрироваться в качестве предпринимателя только потому, что заказчиком выступает организация. Однако для лицензируемой деятельности или работы, предполагающей обязательный статус адвоката, нотариуса либо иного специального субъекта, одной регистрации в качестве плательщика НПД недостаточно.

Для ООО в Санкт-Петербурге и Ленинградской области действуют те же федеральные правила, что и в других регионах России. Место регистрации заказчика, адрес исполнителя и дистанционный формат работы сами по себе не меняют порядок применения НПД.

Что предусмотреть в договоре с самозанятым

В договоре точно описывают задание и ожидаемый результат. Вместо формулировки «выполнение обязанностей менеджера» безопаснее указать конкретные услуги: подготовку отчёта, проведение исследования, настройку рекламной кампании, разработку макетов или обработку определённого массива данных. Чем больше договор похож на должностную инструкцию, тем выше риск вопросов со стороны налоговой инспекции.

Существенные условия зависят от вида договора. В договоре подряда согласовывают содержание и результат работ, а также начальный и конечный сроки с учётом требований статьи 708 ГК РФ. В договоре возмездного оказания услуг фиксируют перечень действий исполнителя, порядок взаимодействия, сроки и правила приёмки. Если результат состоит из этапов, их лучше перечислить отдельно.

В договор включают следующие сведения:

• ФИО, ИНН и паспортные данные исполнителя;
• указание на применение исполнителем налога на профессиональный доход;
• конкретное задание, сроки и требования к результату;
• порядок передачи и приёмки результата;
• размер и порядок выплаты вознаграждения без привязки к окладу;
• обязанность сформировать и передать ООО чек;
• обязанность сообщить об утрате статуса плательщика НПД;
• порядок исправления или аннулирования ошибочного чека;
• ответственность за нарушение сроков и требований к результату;
• условия о конфиденциальности и правах на созданные материалы.

Статус самозанятого проверяют перед заключением договора и непосредственно перед выплатой. Полученную справку или подтверждение проверки разумно сохранить в электронном досье контрагента. Одна проверка в начале длительного договора не исключает риска: исполнитель может сняться с учёта, утратить право на НПД из-за превышения лимита или начать заниматься несовместимой с режимом деятельностью.

В договоре полезно установить срок передачи чека, например не позднее следующего рабочего дня после оплаты. При безналичном расчёте самозанятый формирует чек в сроки, предусмотренные статьёй 14 Федерального закона № 422-ФЗ. В чеке указывают наименование организации-заказчика и её ИНН. Обычный банковский перевод, квитанция из мобильного банка и расписка исполнителя чек не заменяют.

Акт оказанных услуг или выполненных работ также желательно оформлять. Чек подтверждает расчёт и применение НПД, а акт - исполнение обязательств по договору, объём и дату принятия результата. Для разовой простой услуги функцию акта иногда выполняет иной документ, прямо предусмотренный договором. При длительном сотрудничестве отсутствие документов о приёмке создаёт ненужный налоговый и гражданско-правовой риск.

Если самозанятый получает доступ к клиентской базе, анкетам, телефонным номерам или иной информации о гражданах, ООО учитывает требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Договору может потребоваться отдельное поручение на обработку персональных данных с указанием перечня данных, операций, целей обработки, требований к конфиденциальности и мер защиты.

Когда отношения могут признать трудовыми

Статья 15 ТК РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры, фактически регулирующие трудовые отношения. Инспекция и суд оценивают не регистрацию исполнителя в приложении «Мой налог», а то, как стороны работали в действительности.

На трудовую модель могут указывать постоянное личное выполнение одной и той же функции, включение человека в организационную структуру ООО, подчинение руководителю, соблюдение режима рабочего времени, контроль процесса вместо приёмки результата, регулярные выходные и отпуска, кадровые формулировки и ежемесячные выплаты одинаковой суммы.

Ни один признак обычно не оценивается изолированно. Доступ в офис или корпоративную информационную систему сам по себе ещё не означает наличие трудового договора. Но совокупность обстоятельств - постоянный пропуск, рабочее место, график с 9 до 18 часов, служебная почта, должность в подписи, отчёты непосредственному начальнику и выплаты дважды в месяц - создаёт для ООО серьёзный риск.

Суды исследуют реальное содержание отношений: переписку, задания, пропуска, платёжные документы, показания участников, порядок постановки задач и контроля. Значение имеет и экономическая самостоятельность исполнителя. Если у человека есть несколько заказчиков, он определяет способы выполнения задания, отвечает за недостатки, использует собственные ресурсы и получает оплату за принятый результат, это поддерживает гражданско-правовую квалификацию.

Если самозанятый заменяет штатную единицу, действует по внутренним регламентам, не несёт предпринимательского риска и получает деньги за сам процесс труда, суд может применить статью 19.1 ТК РФ и признать отношения трудовыми. Неустранимые сомнения при рассмотрении вопроса о характере отношений толкуются в пользу наличия трудовых отношений.

Особое ограничение касается бывших работников. Доход от услуг или работ, которые самозанятый оказывает нынешнему работодателю либо бывшему работодателю до истечения двух лет после увольнения, не признаётся объектом НПД. Это прямо предусмотрено статьёй 6 Федерального закона № 422-ФЗ. Отсчёт ведётся со дня прекращения трудового договора, а смена должности, подразделения или основания увольнения исключения не создаёт.

Учредитель ООО может быть самозанятым исполнителем этой организации, поскольку само по себе владение долей не означает трудовых отношений. Но договор должен иметь самостоятельную деловую цель, а услуги - реально оказываться. Если учредитель одновременно является директором по трудовому договору, выплаты ему за работу в интересах того же ООО требуют особенно внимательной оценки: доходы от работодателя не подпадают под НПД, а искусственное разделение управленческой функции на несколько договоров может быть оспорено.

Налоги, взносы и документы ООО

При действующем статусе НПД и правильно оформленном чеке ООО не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы на вознаграждение. Самозанятый самостоятельно уплачивает налог по ставке 6 процентов с доходов от организаций и индивидуальных предпринимателей. Налоговый орган рассчитывает налог на основании сведений, переданных через приложение «Мой налог».

Если на дату выплаты исполнитель не являлся плательщиком НПД либо доход не мог облагаться в рамках этого режима, у организации могут возникнуть обязанности налогового агента по статье 226 НК РФ. Вопрос о страховых взносах решается с учётом статьи 420 НК РФ и характера договора. ООО важно документально подтвердить статус исполнителя именно в момент расчёта, а не только при подписании договора.

Для признания расходов организации нужен чек самозанятого. Такое требование предусмотрено статьёй 15 Федерального закона № 422-ФЗ. Дополнительно хранят договор, задания и приложения к нему, акты, отчёты, переданные файлы, деловую переписку и платёжные документы. Комплект должен подтверждать не только перечисление денег, но и реальность услуги, её связь с деятельностью ООО и экономическую обоснованность затрат.

Для организации на общей системе налогообложения применяются общие требования статьи 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Плательщик УСН учитывает только расходы из закрытого перечня статьи 346.16 НК РФ и при соблюдении условий выбранного объекта налогообложения. Сам факт наличия договора и чека не означает, что любая выплата автоматически уменьшает налог.

Самозанятый не предъявляет ООО НДС по своим услугам. Исключение, связанное с ввозом товаров, к обычному договору оказания услуг, как правило, не относится. Поэтому организация не получает входной НДС к вычету, а в договоре и первичных документах не выделяет сумму налога.

При возврате аванса, уменьшении стоимости или ошибке в реквизитах исполнитель должен скорректировать сведения в приложении «Мой налог» и передать заказчику исправленный чек. Простого письма о недействительности прежнего чека недостаточно. Бухгалтерии ООО нужно сопоставлять чеки, платежи, акты и возвраты, чтобы документы отражали одну и ту же хозяйственную операцию.

Распространённая ошибка - перечислять вознаграждение по реквизитам третьего лица. Безопаснее платить непосредственно исполнителю на счёт или карту, указанные им для расчётов. Назначение платежа должно содержать номер договора, период или этап и понятное описание услуги. Формулировки «зарплата», «аванс по зарплате» и «премия» противоречат гражданско-правовой модели.

Проверка со стороны налоговой и защита позиции ООО

Налоговые органы анализируют не только отдельный договор, но и общую картину сотрудничества. Внимание могут привлечь массовый перевод работников в самозанятые, увольнение и немедленное заключение с теми же людьми договоров услуг, длительность отношений, единственный источник дохода исполнителя, одинаковые ежемесячные платежи, отсутствие актов и большое число самозанятых при минимальном штате ООО.

При проверке инспекция может запросить договоры, акты, чеки, платёжные поручения, переписку, технические задания и пояснения. При мероприятиях налогового контроля возможны истребование документов и вызов представителей организации на основании положений НК РФ о налоговом контроле. Доказательства реальности гражданско-правовых отношений готовят до получения требования, а не после начала спора.

Если инспекция приходит к выводу о трудовом характере отношений, она может начислить НДФЛ, страховые взносы, пени и налоговые штрафы. Отдельно возможна административная ответственность за уклонение от оформления трудового договора по статье 5.27 КоАП РФ. Сроки привлечения к ответственности оцениваются по нормам КоАП РФ о сроках давности с учётом вида нарушения и обстоятельств его выявления.

Налоговый спор часто строится вокруг деловой цели и фактического исполнения договоров. Статья 54.1 НК РФ не позволяет уменьшать налоговые обязательства посредством искажения сведений о фактах хозяйственной жизни. Если услуги существовали только в документах, результаты не передавались, а исполнитель не может объяснить содержание работы, одного чека из приложения «Мой налог» для защиты расходов недостаточно.

Суды обычно оценивают совокупность доказательств. В пользу ООО говорят индивидуальные задания, разные суммы оплаты в зависимости от объёма, акты с конкретным результатом, самостоятельное планирование работы, возможность привлекать других заказчиков, отсутствие кадрового подчинения и подтверждённая квалификация исполнителя. Против ООО работают шаблонные договоры, одинаковые акты без описания услуг, выплаты в даты зарплаты, корпоративные должности и переписка с указаниями о начале и окончании рабочего дня.

Практическую проверку модели сотрудничества проводят до подписания договора. Юрист и адвокат бюро оценивают содержание задания, статус исполнителя, историю его отношений с ООО, налоговые документы, порядок приёмки и фактическую организацию работы. Для бизнеса в Санкт-Петербурге и Ленинградской области важно согласовать действия руководителя, бухгалтерии и сотрудников, которые непосредственно ставят задачи подрядчику: юридически аккуратный договор не поможет, если ежедневная работа выстроена как трудовая.

При получении требования налоговой инспекции проверяют срок ответа, перечень запрошенных документов и относимость каждого из них к проверяемым операциям. Ответ лучше сопровождать последовательным пояснением: почему привлекался внешний исполнитель, какой результат заказало ООО, как он был передан, кем принят и как определялось вознаграждение. Противоречия между договором, актами, банковскими документами и пояснениями должностных лиц ослабляют позицию компании.

Нормативная база

• Гражданский кодекс РФ - общие положения об обязательствах, договоре подряда и возмездном оказании услуг.
• Трудовой кодекс РФ - статьи 15 и 19.1 о признаках трудовых отношений и их признании.
• Налоговый кодекс РФ - статьи 54.1, 226, 252, 420 и 346.16, а также нормы о налоговом контроле, пенях и ответственности.
• Кодекс РФ об административных правонарушениях - статья 5.27 и нормы КоАП РФ о сроках давности.
• Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима „Налог на профессиональный доход“».
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».